Das A und O für einen reibungslosen Tagesablauf ist euer Ablaufplan! Doch was gehört alles in den Ablaufplan rein, wie gliedert sich dieser und wie sieht überhaupt der "perfekte" Tagesablauf aus?
In diesem Blogbeitrag geben wir euch eine Übersicht über alle wichtigen Punkte zu diesem Thema.
Euch erwarten folgende Schwerpunkte:
Was ist überhaupt ein Ablaufplan und wozu brauchen wir diesen?
Welche Informationen gehören in den Ablaufplan?
Wie gliedert sich der Ablaufplan
Wie sieht der "perfekte" Tagesablauf aus - Tipps & Tricks
Foto: Herzenszauber Fotografie
1. Was ist überhaupt ein Ablaufplan und wozu brauchen wir diesen?
Der Ablaufplan ist an sich nichts anderes als die (zeitliche) Gliederung eures Tagesablaufs.
Viele Paare integrieren einen groben Ablaufplan bereits in die Einladungskarten oder stellen den Ablaufplan auf einem großen Plakat oder Schild in der Location auf.
Bei eurem (ausführlichen) Ablaufplan werden alle Tagespunkte detailliert gegliedert, sodass ihr (bzw. eure Planerin), die Location und weitere Dienstleister stets einen Überblick haben.
Ohne Ablaufplan kann euer Tag sehr chaotisch werden, weil niemand so richtig weiß, wann er was zutun hat bzw. wer überhaupt in die einzelnen Punkte involviert ist.
Mithilfe eines Ablaufplans sind wichtige Punkte schon vorab geklärt und ihr könnt euren Hochzeitstag etwas entspannter angehen.
Für uns Hochzeitsplaner ist der Ablaufplan das A und O - ohne diesen geht gar nichts! Den fertigen Ablaufplan kommunizieren wir vor der Feier dann mit den involvierten Dienstleistern und der Location - so hat jede(r) einen genauen Überblick und wir müssen nicht jede(n) Dienstleister(in) einzeln kontaktieren.
Aber auch wenn ihr keinen Planer oder Wedding Day Coordinator an eurer Seite habt, empfehlen wir euch unbedingt, einen Zeit- und Ablaufplan zu erstellen. Wie umfangreich dieser wird, bleibt dann natürlich euch überlassen.
2. Welche Informationen gehören in den Ablaufplan?
Grundsätzlich dürft ihr natürlich alle Informationen reinpacken, die für euch und den Ablauf wichtig sind.
Das Mindeste allerdings ist eine Zeitangabe, eine kurze Beschreibung der jeweiligen Aufgabe und eine Angabe über die involvierten Dienstleister.
Unser Ablaufplan ist noch etwas umfangreicher, mehr dazu folgt weiter unten.
Von der zeitlichen Abfolge her beginnt der Tagesablauf zu 90% mit der Trauung und "endet" mit dem Eröffnungstanz. Ihr solltet aber auch Punkte wie das Getting Ready berücksichtigen, sowie das Eintreffen der Gäste in der Kirche oder Location. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn ihr eine Stylistin habt, die über den Beginn und Ort des Stylings informiert sein muss oder die Gäste in der jeweiligen Location in Empfang genommen werden müssen.
Falls es einen Gästeshuttle gibt, solltet ihr auch diese Zeiten genau kommunizieren und festhalten.
Versucht euch an den "Highlights" des Tages zu orientieren und ergänzt diese -falls nötig- durch weitere Punkte.
Wichtige Highlights sind u.a.:
- Trauung
- Sektempfang
- Fotos (Brautpaar- und Gästeshooting)
- Tortenanschnitt
- Saaleröffnung
- Dinner
- Hochzeitstanz
Wichtiger Tipp: Plant immer ausreichend Puffer zwischen die einzelnen Tagespunkte ein. Besser zu viel Zeit, die mit kleinen Leerläufen überbrückt werden können, als Zeitdruck und Überschneidungen der einzelnen Programmpunkte.
Foto: Leonie Handrick Fotografie
Gerade beim Getting Ready vor der Trauung sind die Bräute sehr nervös. Mit dem Wissen, dass man sich perfekt im Zeitplan befindet und alle weiteren Abläufe geregelt sind, kommt ein Stückchen Entspannung zurück!
3. Wie gliedert sich der Ablaufplan?
Wie schon oben erwähnt, ist natürlich die Zeitangabe eines der wichtigsten Punkte zum jeweiligen Tagespunkt. Wir notieren daneben noch jeweils die voraussichtliche Dauer des Programmpunktes und planen Pufferzeiten mit ein.
Neben der stichpunktartigen "Überschrift" des jeweiligen Tagespunkts folgt dann eine kurze Beschreibung dessen mit wichtigen Infos. Zuletzt ergänzen wir den involvierten Dienstleister und -falls nötig- den Ort. Letzteres ist besonders wichtig, wenn das Getting Ready an einem anderen Ort als die Trauung stattfindet und der Sektempfang an einem anderen Ort als Dinner und Party.
Was außerdem noch mit aufgeführt werden sollte, sind wichtige Namen und Telefonnummern aller Dienstleister.
Falls ihr als Hochzeitsplaner arbeitet, solltet ihr für euch (!) außerdem eine Übersicht über das Menü, die Füllung der Torte und ein kleines "FAQ" zur Location hinzufügen, falls ihr diese Punkte nicht ohnehin im Kopf habt.
4. Der "perfekte" Tagesablauf - Tipps & Tricks
Wie sieht er denn nun aus, der "perfekte" Tagesablauf.
Zunächst einmal sei gesagt, dass es DEN perfekten Tag so natürlich nicht gibt. Jeder Tag ist auf euch und eure Wünsche angepasst - eben so, wie ihr heiraten wollt!
Wir haben euch hier allerdings einen detaillierten und gut gegliederten Ablauf zusammengestellt, der als gutes Beispiel dienen soll:
11:00 Uhr: Getting Ready im Hyatt Hotel
13:30 Uhr: Kirchliche Trauung in der Kirche hl.Maria
14:00 Uhr - Ende Trauung und Sektempfang vor der Kirche, Paarshooting im 15:00 Uhr: angrenzenden Schlosspark
15:15 Uhr: Ankunft in der Location
15:40 Uhr: Anschnitt Hochzeitstorte und Kaffeeprogramm
16:00 Uhr -
17:55 Uhr: Live-Musik, Fotoaufgaben und Signatured Drinks Bar
18:00 Uhr: Saaleröffnung und Weinservice
18:15 Uhr: Dinner
20:30 Uhr: Reden und Fotopräsentation
21:00 Uhr: Hochzeitstanz und Party
24:00 Uhr: Mitternachtsnack
Ihr seht, bei diesem Ablauf handelt es sich um einen recht langen Tag, der aber voll ausgenutzt werden kann.
Zwischen Getting Ready und Trauung könnt ihr nach Belieben noch die Fahrtzeiten bis zur Kirche, das Eintreffen der Gäste an der Kirche und den Einzug des Brautpaares mit aufnehmen.
Das Paarshooting lässt sich übrigens immer gut während des Sektempfangs umsetzen. Eure Gäste sind währenddessen ohnehin damit beschäftigt, sich zu begrüßen, kennenzulernen, alte Bekannte wieder zu treffen oder -falls der Empfang in der Location stattfindet- sich umzusehen und kurz frisch zu machen.
Tipp: Falls der Tag bereits früh beginnt und die Spanne zwischen Trauung und Abendessen etwas länger sein sollte, müsst ihr an die Verpflegung eurer Gäste für zwischendurch denken. Hier eignen sich herzhafte Snacks oder Canapés als perfekte Ergänzung zum Sektempfang.
Wir empfehlen übrigens immer, die Hochzeitstorte am Nachmittag anzuschneiden. Oft kommt man zu dieser Zeit in ein kleines Nachmittags-Tief, der Tortenanschnitt schafft hier ein kleines Highlight und einen zusätzlichen Programmpunkt. Da die meisten Gäste zu dieser Zeit eine Tasse Kaffee trinken wollen, passt das Timing hier perfekt.
Ein weiterer Vorteil sind übrigens auch die Lichtverhältnisse. Beim Tortenanschnitt bekommt ihr nochmal alle Gäste zusammen, so könnt ihr alle Gäste ablichten lassen und habt nach eurer Feier tolle Bilder vom Tortenanschnitt. Abends ist dies leider immer etwas schwieriger.
Foto: Leonie Handrick Fotografie
Und noch ein wichtiger Tipp zum Schluss: Macht euch frei von dem Gedanken, euren Tag perfekt durchzuplanen. Ihr könnt (und sollt) euren Gästen ruhig auch freie Zeit zur Verfügung stellen. Zu viel Programm kann schnell anstrengend werden. Mit freiwilligen Aufgaben und Aktionen (z.B. Bars, Fotostationen, Gästebuchstationen oder Aufgabenspiele) stellt ihr euren Gästen frei, sich am Programm zu beteiligen oder einfach Gast zu sein :-)
Falls ihr noch Fragen zum Ablaufplan habt, könnt ihr uns diese natürlich jederzeit auf Instagram oder in den Kommentaren stellen.
