Liebe Brautpaare,
ich höre ganz oft die Aussage "einen Hochzeitsplaner können wir uns eh nicht leisten".
Und so machen sich die meisten Paare selbst an ihre Hochzeitsplanung - suchen mühsam nach DER perfekten Location, verbringen Stunden auf Instagram und Pinterest um passende Dienstleister und Dekoideen zu entdecken, führen Telefonate, schreiben Mails, vergleichen, rechnen und planen... das alles meist neben einem Vollzeitjob, abends oder am Wochenende.
Wenn der Hochzeitstag näher rückt steigt auch die Aufregung. Haben wir an alles gedacht? Wen müssen wir final informieren? Kennt die Location den Ablauf? Hat der Organist die richtigen Noten? Wann kann der Blumenschmuck abgeholt werden und wer kontrolliert eigentlich den Aufbau der Traulocation?
Sicherlich ist die Planung der eigenen Hochzeit etwas ganz Wunderbares und kann unheimlich viel Spaß machen. Und genau diese Planungsfreude wird euch ein seriöser Hochzeitsplaner niemals nehmen.
Aber fast alle Bräute ohne professionelle Planung, mit denen ich im Nachgang zu ihrer Hochzeit gesprochen habe, sagen dasselbe: "Unterstützung hätte im Nachhinein wirklich nicht geschadet" oder "wenn ich nochmal heirate, dann nur mit Hochzeitsplaner".
Ihr müsst euch darüber klar werden, dass ihr hier ein mehr oder weniger großes Event plant. Es ist in der Regel keine lockere Geburtstagsparty zu der ihr Freunde und Familie einladet, sondern erfordert -je nach Umfang und Vorstellungen eures großes Tages- viel Planungszeit und Mühen.
Wäre es da nicht schön, sämtliche Recherchearbeiten und Planungsmühen abzugeben und die Organisation in erfahrene Hände zu geben? In der Regel verbringen Paare rund 40-120 Stunden mit der Planung ihrer Hochzeit. Zeit, die ihr sicherlich auch anders nutzen könntet, oder!?
Doch was genau sind die Aufgaben eines Hochzeitsplaners?
Die Aufgaben eines Hochzeitsplaners sind vielfältig. Sie reichen von administrativen und organisatorischen Aufgaben bis hin zu kreativen Planungspunkten.
Mir ist es immer besonders wichtig, dass ich als Hochzeitsplanerin auch eure "gute Freundin" bin, euer Partner in Crime, der euch von Beginn der Planung bis zum Hochzeitstag unterstützt und zur Seite steht.
Ein Hochzeitsplaner soll euch während der gesamten Planung eurer Hochzeit ein gutes Gefühl geben und für eine entspannte Vorbereitungszeit sorgen.
Ein Hochzeitsplaner hält zudem während der gesamten Planung euren Budgetplan im Blick, stellt Kontakte zu potenziellen und passenden Dienstleistern her und versorgt euch mit kreativen Ideen, Tipps und Tricks.
Bei uns sind alle Kosten transparent und übersichtlich gehalten, die wir euch hier gern erläutern:
1. Komplettplanung
Bei der Komplettplanung übernehmen wir alle anfallenden Punkte von A-Z. Hierzu gehören sowohl die Locationsuche als auch die Locationbesichtigung, die Suche nach passenden Hochzeitsdienstleistern, die Dekorationsplanung, Ablaufplanung & Co. Außerdem sind wir bei der Komplettplanung in der Regel als Wedding Day Coordinator mit vor Ort und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Ein erstes Kennenlerngespräch ist für euch immer kostenfrei und unverbindlich. Zu Beginn der Planung stellen wir einen ersten Budgetplan auf - unser Honorar berechnen wir auf Grundlage des Hochzeitsbudgets mit 15%, unabhängig vom erfolgten Zeitaufwand. Sprich: ihr zahlt den vorab festgelegten Betrag, egal wie viel Zeit die Planung letztendlich in Anspruch nimmt.
Dies hat für euch den Vorteil, dass ihr unser Honorar von Beginn an kennt und sich dieses auch nicht verändert. Die Kosten der Hochzeitsplanung bleiben also immer gleich.
Kleidung und Ringe werden übrigens nicht in das Budget mit einbezogen, da sich die Brautpaare hier meist selbst drum kümmern :-)
Aber: wir sorgen natürlich auch stets dafür, dass das Budget eingehalten wird und weisen euch auf mögliche Einsparpotentiale hin. So kommen bei Inanspruchnahme eines Planers nicht nur zusätzliche Kosten auf euch zu, sondern ihr könnt sogar Kosten sparen!
2. Teilplanung
Bei der Teilplanung unterstützen wir euch nur in den Punkten, in denen ihr Hilfe benötigt!
Vielleicht habt ihr bereits eine Location und auch das Hochzeitsmenü steht schon, aber nun benötigt ihr zusätzliche Unterstützung bei den restlichen Punkten, wie z.B. die Suche nach dem passenden Hochzeitsfotografen, das Erstellen eines einzigartigen Dekorationskonzept oder die Planung und die Koordination des Tagesablaufs.
Vielleicht benötigt ihr aber auch nur Hilfe bei der Locationplanung - in diesem Fall stehen wir euch gern als Locationscout zur Verfügung.
Wir überlegen im Vorfeld gemeinsam, welche Planungspunkte wir übernehmen und um welche Teile der Hochzeitsplanung ihr euch selbst kümmert. In der Regel wird die Teilplanung mit dem Anteil 50/50 aufgeteilt. Aber natürlich sind hier auch größere oder kleinere Anteile möglich.
Die Hochzeitsplanung im Rahmen einer Teilplanung wird stundenweise abgerechnet. Ausgenommen hiervon ist das Locationscouting und unsere Leistung als Wedding Day Manager. In diesen Fällen gelten unsere Paketpreise. Solltet ihr euch im Nachgang für eine Komplettplanung mit uns entscheiden, verrechnen wir die bisher geleisteten Stunden.
3 .Wedding Day Coordinator
Stellt euch vor, ihr müsst euch am Hochzeitstag noch um jede Menge Punkte kümmern: die Location hat Rückfragen, die Konditorin will die Torte anliefern und fragt nach dem Kühlhaus, die Floristin verspätet sich und der Aufbau muss koordiniert werden, der DJ will wissen, wo er sich aufbauen kann, die Saltybar muss gefüllt werden, die Musik zum Einzug final abgecheckt, Kirchenhefte, Tränentücher oder Wunderkerzen verteilt werden... ich könnte 100 weitere Punkte aufzählen, auf die ihr bei eurer Hochzeitsfeier achten müsst. Natürlich hat man für die ein oder andere Aufgabe auch Trauzeugen, Freunde oder Familienmitglieder. Aber Trauzeugen & Co. sollen ja nicht eure Dienstleister sein, sondern den Tag in vollen Zügen mit euch genießen. Als Wedding Day Manager (oder Zeremonienmeister) gehen wir im Vorfeld gemeinsam mit euch den Ablaufplan durch und passen diesen an,sprich: wir bauen Pufferzeiten mit ein oder ändern die zeitliche Abfolge, so dass es für euch und eure Gäste entspannter zugeht.
Außerdem kommunizieren wir alle Punkte und Informationen mit den involvierten Dienstleistern und sind am Hochzeitstag als Ansprechpartner für euch vor Ort.
Dies ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Zunächst verfügt leider nicht jede Location über eine Eventleitung - und selbst wenn, ist diese nicht unbedingt in die Absprachen mit euren Dienstleistern involviert. Heißt: sollte sich einer eurer Dienstleister verspäten, sich verfahren oder spezielle Rückfragen haben, steht eine Eventleitung hierfür in der Regel nicht als Ansprechpartner zur Verfügung.
Die Aufgabe einer Eventleitung/Bankettleitung/Serviceleitung der Location besteht meist nur aus der Überwachung des eigenen Servicepersonals, des geplanten Aufbaus und groben Zeitplans.
Dienstleister kontaktieren bei Rückfragen oder Verspätungen in der Regel das Brautpaar. Stress, den ihr am Hochzeitstag nicht gebrauchen könnt.
An dieser Stelle eine kleine Anekdote von einer Hochzeit, bei der ich als Wedding Day Manager erst am Tag der Hochzeit vor Ort war. Den Aufbau am Tag vor der Hochzeit habe ich nicht koordiniert, diesen hat das Brautpaar selbst organisiert. Bei dieser Hochzeitsfeier sollte die freie Trauung draußen unter freiem Himmel stattfinden. Ebenso das Dinner, welches an einer langen Tafel im Außenbereich aufgebaut werden sollte.
Da das Brautpaar sehr viel selbst dekoriert hat, wurde bereits am Abend zuvor eindekoriert - auch im Außenbereich.
Ein fataler Fehler, denn als ich am nächsten Tag gemeinsam mit dem Servicepersonal in der Location ankam, regnete es bereits in Strömen und die zuvor aufgebaute Dekoration war völlig durchnässt.
Nun hieß es erstmal Schadensbegrenzung. Da das Personal der Location eigene Aufgaben vor Ort zu erledigen hatte, brachte ich erstmal alle Dekorationselemente der Fotostation und des Gästebuchtischs ins Trockene (ja, auch diese Sachen waren schon am Abend vorher aufgebaut worden, da die ganze Feier im Außenbereich stattfinden sollte).
Außerdem musste eine Entscheidung für die Traulocation getroffen werden - im strömenden Regen konnte diese nicht stattfinden.
Somit entschloss ich kurzerhand, die Traulocation komplett umzubauen und für den Plan B vorzubereiten.
Erst danach kontaktierte ich die Braut telefonisch, um ihr mitzuteilen, dass wir nun Plan B umsetzen würden. Die Braut konnte während dieser Zeit entspannt beim Getting Ready mit ihren Brautjungfern sitzen und musste sich über den Aufbau keine Sorgen machen.
Ohne Wedding Day Coordinator wäre dies in der Form nicht möglich gewesen.
Eine weitere wichtige Eigenschaft des Zeremonienmeisters: Flexibilität und Spontanität. Denn während der Feier kann es immer mal wieder zu unvorhersehbaren Änderungen im Zeitplan kommen. Bestes Beispiel hierfür: nicht angekündigte Gästeüberraschungen und Spiele auf der Hochzeit oder viel zu lange, spontane Reden von Hochzeitsgästen.
In diesem Fall muss z.B. mit der Küche Rücksprache gehalten und die Vorspeise oder der Anschnitt der Torte etwas nach hinten geschoben werden. Bei meinem Job als Wedding Day Manager übrigens immer mit dabei: Der Notfallkoffer, damit wirklich nichts schief gehen kann :-)
Wir rechnen unser Honorar als Wedding Day Coordinator übrigens pauschal ab.
Was ihr von einem Hochzeitsplaner bekommt: eine stressfreie und organisierte Planungszeit und eine entspannte Hochzeitsfeier, die ihr in vollen Zügen mit euren Gästen genießen könnt.
Ihr habt noch Fragen? Schreibt uns und lasst uns bei einer Tasse Kaffee oder Tee in unserem Office kennenlernen!
Ich freue mich auf euch!
Eure Lisa und das Team von Wolke7
Fotos in diesem Beitrag: Lenas Lichtliebe und Sweetnorth Fotografie