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Wedding Day Manager - wie euer Hochzeitstag reibungslos verläuft!

Euren Hochzeitstag sollt ihr in vollen Zügen genießen können. Das Getting Ready mit Trauzeugen und Bridemaides, den Einlauf zur Trauung, das Shooting und die anschließende Party. Und natürlich sollt ihr ganz viel Zeit haben, mit euren Gästen zu sprechen und Erinnerungsbilder zu schießen.


Ein Wedding Day Manager / Wedding Day Coordinator oder auch Zeremonienmeister genannt, hält euch hierfür den Rücken frei. Um ein genaueres Bild der einzelnen Aufgaben zu bekommen, werden die einzelnen "Programmpunkte" einer Hochzeit in diesem Blogpost dargestellt und die Aufgaben eines Wedding Day Coordinators an jedem einzelnen Punkt erklärt.


Der Aufbau in der Location:


Wenn ihr Glück habt, dürft ihr bereits am Vortag in eure Hochzeitslocation zum Aufbau. Wenn ihr Pech habt, ist ein Aufbau erst am Hochzeitstag selbst möglich, zum Beispiel wenn am Vortag bereits eine andere Feier stattfindet.

Hier stellt sich nun die Frage, wer sich um den Aufbau kümmert. Ihr jedenfalls solltet es nicht tun, denn in meiner Tätigkeit als Eventleitung in einer Hochzeitsscheune in der Nähe von Bonn, habe ich oft gestresste Bräute erlebt, die bis in die späten Abendstunden am Vortag noch fleißig dekoriert haben.

Auch wenn die Dekoration dann eure ganz persönliche Handschrift trägt; am Tag vor der Hochzeitsfeier solltet ihr entspannen und runterkommen, euch keine Gedanken mehr um den Aufbau und Ablauf machen und am besten früh schlafen gehen. Nur so könnt ihr den nächsten Tag entspannt und erholt genießen.


Foto: Herzenszauber Fotografie


Ein Wedding Day Coordinator managed vor oder an eurem großen Tag selbst den Aufbau der Hochzeitsdekoration, stimmt den Aufbau mit den involvierten Dienstleistern ab, bringt die Dekoration unter Umständen direkt selbst mit und gibt der Tischdekoration oder der Traulocation den letzten Feinschliff. Hierzu gehört z.B. das Verteilen der Gastgeschenke, der Aufbau des Sitzplanes und Anordnung der Sitzplatzkärtchen oder auch der letzte Feinschliff der Blumendekoration.


Außerdem ist euer Wedding Day Manager der Ansprechpartner für alle gebuchten Dienstleister, steht Rede und Antwort bei Rückfragen, zeigt dem DJ wo er sich aufbauen kann und kontrolliert, ob die Fotobox richtig angeschlossen ist und funktioniert.


Begrüßung der Gäste:


Je nachdem, wann und wie eure Gäste in der Location ankommen, koordiniert der Wedding Day Coordinator gemeinsam mit der Serviceleitung den Empfang der Gäste. Am häufigsten sind Fragen nach dem Geschenketisch, der Garderobe oder einem Wickel- oder Stillraum.

Gerade wenn ihr euch noch vor der Trauung zu einem First-Look-Shooting zurückgezogen habt, benötigen eure Gäste einen Ansprechpartner, der sie empfängt und willkommen heißt.


Sicherlich ist auch dies eine Aufgabe, die eure Eltern oder Trauzeugen mit übernehmen können. Aber vielleicht befinden sich diese gemeinsam mit euch beim Getting Ready oder warten noch im Hotel, um mit euch zur Trauung vorzufahren.


Foto: Leonie Handrick


Trauung:


Für mich persönlich sind die schönsten und aufregendsten Momente immer die Minuten kurz vor der Trauung.

Kurz bevor es zum Altar, zum Standesamt oder zur freien Trauung geht, überreiche ich dem Bräutigam und den Trauzeugen ihre Anstecker und bringe den Brautvater zu seiner Tochter.


Immer mit dabei: ein Müsliriegel, ein Taschentuch und der Brautstrauß. Wieso Müsliriegel? Erfahrungsgemäß sind die Bräute vor der Trauung so aufgeregt, dass sie nicht richtig frühstücken und somit keine gute Grundlage im Magen haben. Als Zeremonienmeister achtet man eben auch darauf, dass die Bräute auf ihrem Gang zur Trauung ausreichend gestärkt sind :-)



Foto: Leonie Handrick


Übrigens: Kirchenhefte, Tränentücher oder Streublüten für die Blumenmädchen werden natürlich ebenfalls verteilt. Wieder eine Sorge weniger für euch :-)


Der Moment, in dem der Vater (oder Bruder, Mama oder bester Freund), die Braut zum ersten Mal sieht ist immer ganz besonders.

Jetzt wird noch schnell alles gerichtet und ein letzter Check vorgenommen - und dann geht es auch schon zur Trauung.


Falls der Einlauf mit Blumenmädchen oder Brautjungfern geplant ist, koordiniere ich dies in den Sekunden vor der Trauung. Viele Brautjungfern sind genauso wie die Braut so aufgeregt, dass sie gar nicht auf die Takte des Einlauflieds achten. Kein Problem, denn euer Zeremonienmeister kennt den geprobten Einlauf und gibt euch die Zeichen zum Starten!


Empfang & Tagesablauf:


Die Trauung ist geschafft, der Sektempfang läuft. In diesem Zeitraum nutzen die meisten Paare die Gelegenheit für Paar- und Gästefotos.

Falls ihr euch bereits im Vorfeld Gedanken darüber gemacht habt, mit welchen Gästegruppen ihr eure Fotos schießen wollt, koordiniert der Wedding Day Manager auch dies.


Die wichtigste Aufgabe eines Zeremonienmeisters während des gesamten Hochzeitstages ist die Überwachung und Einhaltung des Zeitplans.

Gerade wenn ihr Programmpunkte oder Reden geplant habt, sorgt ein Wedding Day Manager für das richtige Timing.

Heißt für euch: keine Gedanken um die Zeit machen, denn der nächste Programmpunkt wird definitiv zur richtigen Zeit stattfinden. Falls es kleinere Verschiebungen gibt (z.B. wenn das Shooting länger als geplant andauert oder Gäste eine unangekündigten Überraschung vorführen) ist es Aufgabe eures Zeremonienmeisters, die Zeitänderungen mit Dienstleistern und der Location abzusprechen.


So kann der Zeremonienmeister auch spontane Reden oder Programmpunkte zeitlich perfekt koordinieren.


Bei ungeplanten Tagespunkten kann es sein, dass die Vorspeise vielleicht mal eine Viertelstunde nach hinten geschoben wird. Das Servicepersonal der Location kommt bei Anwesenheit eines Zeremonienmeisters nicht direkt auf euch zu und stellt euch vor die Entscheidung, wann der Saal eröffnet und das Dessert serviert werden soll.

In der Regel spreche ich dies gemeinsam mit der Serviceleitung ab, sodass das Brautpaar von diesen kleinen Änderungen gar nichts mitbekommt.



Apropos Saaleröffnung: Euer Wedding Day Manager gibt der Tischdekoration einen letzten Check, zündet vor der Eröffnung alle Kerzen an und gibt dem DJ das "Go" für euer Eröffnungslied.

Für mich ist die Saaleröffnung immer ein besonderer Augenblick. Meist nehme ich das Brautpaar 5 Minuten vorher mit und verschaffe ihnen eine ganz persönliche Saaleröffnung vor allen anderen Gästen.

So können die Paare nochmal ein paar Minuten Zweisamkeit genießen - was an eurem Hochzeitstag ein seltenes Gut ist.


Übrigens: ich bin ein Freund davon, (Blumen-)Deko mehrfach zu verwenden. So baue ich häufig die Dekoration der Traulocation in den Festsaal um.

Aus Traubogengestecken werden dann z.B. Gestecke für den Brautpaartisch. Ein weiterer Vorteil, wenn ihr zusätzliche Unterstützung mit an der Hand habt.


Torte & Party:


Den ersten Tortenanschnitt macht das Brautpaar natürlich selbst. Damit ihr aber nicht die nächsten 20 Minuten mit dem Verteilen der Kuchenstücke beschäftigt seid, schnappe ich mir meist eine Servicekraft der Location und schneide mit der- oder demjenigen die restlichen Kuchenstücke weiter.


Pünktlich zum Hochzeitstanz gehe ich einen letzten Check mit eurem DJ durch und verteile Wunderkerzen an eure Gäste.


Falls ihr eine Candy- oder Saltybar selbst organisiert habt, sorgt euer Wedding Day Coordinator den gesamten Tag dafür, dass diese immer aufgefüllt ist.


Foto: Sweetnorth


Hilfe durch Freunde & Familie:


Natürlich sollt ihr eure Familie und Freunde auch weiterhin integrieren, wenn sie dies wünschen. Aber vergesst hierbei bitte nicht, dass sie in erster Linie eure Gäste und nicht eure Dienstleister sind.


Wie oft habe ich gesehen, dass Geschwister oder Trauzeugen so stark eingespannt waren, dass sie wie wild hin und hergelaufen sind und den Tag gar nicht richtig genießen konnten.

Bei grundlegenden Entscheidungen wurde dann meistens doch wieder Rücksprache mit dem Brautpaar gehalten.

Bräute, die den Zeitplan mit dem Servicepersonal kommunizieren oder an sämtliche Ablaufpunkte selbst denken müssen, sind immer unentspannter.


Übrigens: Bei jeder Hochzeit habe ich meinen Notfallkoffer mit dabei. Ob Sicherheitsnadel, Schere, Nagelkleber, Pflaster, Stifte... mit dem passenden "Werkzeug" bin ich immer ausgestattet, falls mal etwas nicht nach Plan verlaufen sollte :-)


Euer Tag wird so schnell vorübergehen! Das Wichtigste dabei ist doch, eure Feier zu genießen und schöne Momente mit euren Gästen zu erleben.


Ihr benötigt Unterstützung...


...oder wollt euch einfach unverbindlich informieren? Für ein erstes Telefonat stehe ich euch jederzeit gern zur Verfügung.


Der weitere Ablauf gliedert sich dann wie folgt:


Circa zwei Monate vor eurer Feier erstellen wir euren Ablaufplan oder gehen einen bereits geplanten Ablauf nochmal gründlich durch. Wo kann man Puffer einbauen, welche Programmpunkte sind zu lang oder kurz und ist der Zeitplan in sich stimmig?


Außerdem stellen wir mit all euren Dienstleistern den Kontakt her und kommunizieren den geplanten Ablauf - so ist jeder eurer Dienstleister auf dem aktuellen Stand.


Wie ein solcher Ablaufplan aussehen kann, könnt ihr in diesem Blogpost nachlesen.









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